Der Ablauf im Inkasso

Wir erläutern Ihnen folgend einen möglichen Standardablauf bei einem Inkassofall.
Als erstes ist es jedoch wichtig zu wissen: welche Forderungen können überhaupt zum Inkasso übergeben werden?
Inhaltsverzeichnis
Wichtigste Voraussetzung
Die Forderung sollte nicht bestritten sein.
Bestreitet Ihr Schuldner die Forderung, sollten Sie zunächst prüfen ob dies berechtigt sein könnte.
Nehmen Sie Kontakt mit Ihrem Kunden auf – häufig kann das Bestreiten des Schuldners mit einfachsten Mitteln widerlegt werden. Einige Schuldner versuchen so auch auf Zeit zu spielen.
Erste Bemühungen
Merke: durch eine Zahlungserinnerung haben Sie den Schuldner über den Verzug in Kenntnis gesetzt. Mehrfache Erinnerungen sind reine Kulanz Ihrerseits dem Kunden gegenüber.
Ist im Vertrag bereits ein Zahlungszeitpunkt klar definiert, ist der Kunde bereits mit Ablauf dieser Frist in Verzug – gesetzlich sind Sie demnach nicht zu einer weiteren Erinnerung verpflichtet.
Welche Daten sind für einen Dienstleister wichtig?
Für Ihren Dienstleister sind die möglichst vollständigen Daten Ihres Schuldners relevant:
- vollständiger Name oder Firmenbezeichnung
- Anschrift (ggf. auch abweichende Liefer- oder Rechnungsanschriften)
- Email-Adresse und Rufnummer (optional)
- Kundennummer
- Rechnungsnummer
- Belegdatum
- Bankverbindung (wenn bekannt)
- Geburtsdatum (bei B2C Schuldnern – optional)
- Rechnungsbetrag (sollten vorab Teil- oder Ratenzahlungen geleistet worden sein oder Stornos, Gutschriften usw. erstellt – sind das ebenfalls wichtige Angaben)
Hier gilt: je mehr Angaben Sie haben, desto erfolgreicher und schneller auch die Realisierung.
Je älter, desto besser?
Das gilt nicht für Ihre Forderungen. Je älter eine Forderung ist, umso mehr schwindet die Chance auf eine Realisierung.
Je schneller Sie handeln, umso höher auch die Realisierungsquote.
Das Alter spiel also bei Forderungen eine wesentliche Rolle.
Die vier Inkassophasen
Vorgerichtliches Inkasso
Dienstleister versuchen als erstes die Forderung vorgerichtlich durchzusetzen. Zu diesem Verfahren gehören:
→ Versenden eines ersten Mahnschreibens per Email oder per Post
→ ggf. Telefoninkasso
→ letztes außergerichtliches Mahnschreiben
→ falls erforderlich Bonitätsprüfung oder Adressermittlung
Gerichtliches Inkasso
→ Beantragung eines Mahnbescheides beim zuständigen Mahngericht
→ Antrag auf Vollstreckungsbescheid
Nachgerichtliches Inkasso
Überwachungsverfahren
Hier werden erfolgslos vollstreckte Titel (titulierte Forderungen) aufgenommen. In regelmäßigen Abständen erfolgt eine Prüfung (finanzielle Lage des Schuldners, neue Adresse, etc.) Die Überwachungsmaßnahmen daraus können mindestens 30 Jahre vollzogen werden.
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