Inkasso beauftragen: Welche Kosten entstehen wirklich?

Das Wichtigste in Kürze

• Inkassokosten sind gesetzlich geregelt und richten sich nach Höhe der Forderung, Aufwand und Art der Leistungen.

• Grundsätzlich trägt im Erfolgsfall der Schuldner die Kosten, da sie als Verzugsschaden gelten. Für Gläubiger entsteht dadurch meist nur ein geringes Risiko.

• Typische Kostenarten: Inkassogebühren nach RVG, Auslagenpauschale (max. 20 €), Adressermittlung, ggf. Erfolgsprovisionen sowie Gerichtskosten bei Mahnverfahren und Vollstreckung.

• Je nach Fallkonstellation liegen die Gebührensätze zwischen 0,5 und 2,5. Zusätzlich fallen Umsatzsteuer und Pauschalen an.

• Inkasso lohnt sich, wenn eigene Mahnungen erfolglos bleiben. Es spart interne Ressourcen und erzielt oft sehr hohe außergerichtliche Erfolgsquoten.

Sie denken darüber nach, ein Inkassounternehmen zu beauftragen und möchten vorher genau wissen, welche Kosten dabei entstehen? Diese Frage stellen sich viele Unternehmer und Selbstständige, wenn Kunden ihre Rechnungen nicht bezahlen und das eigene Mahnwesen an seine Grenzen stößt.

Rund um das Thema Inkassokosten gibt es viele Missverständnisse. Manche befürchten hohe Ausgaben, die am Ende den Nutzen übersteigen. Andere gehen davon aus, dass Inkassodienste komplett kostenlos sind. Die Wahrheit liegt wie so oft dazwischen: Inkassokosten sind gesetzlich geregelt und hängen von mehreren Faktoren ab, zum Beispiel von der Höhe der Forderung, dem Aufwand des Inkassounternehmens und den jeweils erbrachten Leistungen.

In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie sich die Kosten beim Beauftragen eines Inkassounternehmens wirklich zusammensetzen, wer sie trägt und warum Inkasso für Gläubiger meist mit einem sehr geringen finanziellen Risiko verbunden ist.

Wann lohnt es sich, ein Inkassounternehmen zu beauftragen?

Wann fallen Kosten an?

Sobald ein Kunde trotz fälliger Rechnung nicht zahlt, entsteht für das Unternehmen ein Schaden. Schließlich sind für die Leistung bereits Kosten wie Material, Personal oder Logistik angefallen und ein Gewinn einkalkuliert. Um den Aufwand gering zu halten und die Forderung dennoch zu realisieren, wird häufig ein Inkassounternehmen eingeschaltet.

Für diese Dienstleistung erhebt das Inkassounternehmen Gebühren. Grundsätzlich gilt: Der Schuldner muss die Inkassokosten erstatten, da sie Teil des sogenannten Verzugsschadens sind. Er hat die Situation durch seine Nichtzahlung verursacht und deshalb ist es gerecht, dass er auch für die zusätzlichen Kosten aufkommt.

Damit der Schuldner zahlen muss, muss er sich jedoch im Zahlungsverzug befinden. Das ist der Fall, wenn

• eine Rechnung mit festem Zahlungsziel nicht fristgerecht beglichen wird

• mehr als 30 Tage nach Rechnungserhalt vergangen sind (sofern in der Rechnung darauf hingewiesen wurde)

• eine Mahnung verschickt wurde und trotzdem keine Zahlung erfolgt

Besteht kein wirksamer Anspruch, zum Beispiel wenn eine Ware nie bestellt oder geliefert wurde, entfällt auch die Pflicht zur Zahlung von Inkassokosten.

Welche Kosten gibt es?

Inkassogebühren

Dies ist die zentrale Gebühr für die Tätigkeit des Inkassobüros. Sie richtet sich nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG), genauer gesagt nach der Gebührentabelle in § 13 RVG und dem Vergütungsverzeichnis (VV RVG). Maßgeblich ist dabei der Bruttobetrag der Hauptforderung als Gegenstandswert sowie der Schwierigkeitsgrad der Forderung.

Auslagenpauschale

Für Porto, Telefonate und andere Kommunikationskosten des Inkassounternehmens darf eine Pauschale von 20 % der berechneten Inkassogebühr angesetzt werden, maximal jedoch 20 €.

Kosten für Adressermittlung

Erfolgsprovisionen

Gerichtskosten und Vollstreckungskosten

Bleibt das vorgerichtliche Inkasso ohne Erfolg, kann ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden. Dabei entstehen weitere Inkassogebühren, z. B. nach Nr. 3305 VV RVG für den Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids. Zusätzlich fällt erneut die Postpauschale (20 €) an und der Schuldner trägt die anfallenden Gerichtskosten. Erfolgt nach Fristablauf ein Vollstreckungsbescheid, entsteht ein weiterer 0,5-Gebührensatz nach Nr. 3308 VV RVG.

Wie werden die Kosten berechnet?

Beispielrechnung – Vorgerichtliches Inkasso

Im Folgenden eine Kostenaufstellung für ein vorgerichtliches Inkassoverfahren bei einer Forderung in Höhe von 2.500 €:

• Mit 0,5 Gebührensatz:

  • Geschäftsgebühr (0,5): 117,75 €

  • Auslagenpauschale: 20,00 €

  • Umsatzsteuer (19 %): 26,17 €
    Gesamtkosten: 163,92 €

• Mit 0,9 Gebührensatz:

  • Geschäftsgebühr (0,9): 211,95 €

  • Auslagenpauschale: 20,00 €

  • Umsatzsteuer (19 %): 44,07 €
    Gesamtkosten: 276,02 €

Ein kompetentes Inkassounternehmen kann bereits im vorgerichtlichen Verfahren den Großteil der Forderungen erfolgreich durchsetzen. Führt das außergerichtliche Verfahren jedoch nicht zum Erfolg, kann ein Mahnbescheid beantragt werden, dem ein Vollstreckungsbescheid folgt.

Beispielrechnung – Gerichtliches Inkasso

Im Folgenden eine Kostenaufstellung für ein gerichtliches Inkassoverfahren bei einer Forderung in Höhe von 2.500 €:

• Mahnverfahren:

  • Verfahrensgebühr (1,0): 235,50 €

  • Gerichtsgebühr (0,5, steuerfrei): 62,75 €

  • Auslagenpauschale: 20,00 €

  • Umsatzsteuer (19 %): 48,55 €
    Zwischensumme: 366,80 €

  • Anrechnung der Geschäftsgebühr: –105,98 €
    Gesamtkosten: 260,82 €

• Vollstreckungsbescheid:

  • Geschäftsgebühr (0,5): 117,75 €

  • Auslagenpauschale: 20,00 €

  • Umsatzsteuer (19 %): 26,17 €
    Gesamtkosten: 163,92 €

Wer trägt die Kosten?

Was passiert, wenn der Schuldner nicht zahlt?

Bleiben die außergerichtlichen Bemühungen erfolglos, kann das Inkassounternehmen auf Wunsch gerichtliche Schritte einleiten, angefangen beim Mahnbescheid über die Zwangsvollstreckung bis hin zur langfristigen Titelüberwachung. So lässt sich die Forderung über viele Jahre hinweg verfolgen und bei späterer Zahlungsfähigkeit des Schuldners noch realisieren.

Inkassokosten im Vergleich: Inkasso oder Anwalt

Ob Inkasso oder Anwalt, in beiden Fällen trägt im Erfolgsfall der Schuldner die Kosten, die sich nach der Höhe der Forderung richten. Da viele Inkassounternehmen erfolgsbasiert arbeiten, ist das Kostenrisiko für den Gläubiger bei einer erfolglosen außergerichtlichen Bearbeitung minimiert. Mit einem Rechtsanwalt ist jede anwaltliche Tätigkeit kostenpflichtig, selbst dann, wenn die Forderung letztlich nicht beigetrieben werden kann.

Inkasso ist vor allem eine schnelle und kosteneffiziente Lösung bei unbestrittenen Forderungen. Ein Anwalt wird hingegen unverzichtbar, sobald ein Verfahren strittig oder gerichtlich wird. In vielen Fällen bietet die Kombination beider Möglichkeiten, also zunächst Inkasso und anschließend Rechtsanwalt, die besten Erfolgsaussichten bei überschaubarem Risiko.

Mehr Informationen zu diesem Thema mit allen Vor- und Nachteilen finden Sie in unserem Ratgeber: Inkasso oder Anwalt? Welche Wahl die richtige ist

Fazit: Lohnt sich Inkasso für mich

Inkasso lohnt sich immer dann, wenn eigene Erinnerungen und Mahnungen ohne Wirkung bleiben. Wer monatelang selbst Mahnungen schreibt oder Telefonate führt, investiert Zeit, Personal und Geld, ohne Garantie, dass am Ende etwas zurückfließt. Diese Eigenkosten sind oft höher, als viele Unternehmer annehmen.

Ein professionelles Inkassounternehmen leistet weit mehr als das bloße Versenden von Mahnschreiben. Durch die vielen außergerichtlichen Möglichkeiten und die individuelle Ansprache des Schuldners wird der Großteil der Forderungen erfolgreich realisiert. Sollten gerichtliche Schritte notwendig werden, werden vorab Bonität und Erfolgschancen geprüft, ob sich rechtliche Schritte lohnen.

Kurz gesagt: Inkasso lohnt sich, weil es Ihre internen Kosten reduziert und Zahlungsausfälle minimiert. Jede unbezahlte Rechnung verursacht Aufwand und Kosten. Inkasso hilft Ihnen, offene Forderungen doch noch zu realisieren.

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