Inkassounternehmen beauftragen: Das sollten Sie wissen

Das Wichtigste in Kürze

Ein Inkassounternehmen lohnt sich, wenn Mahnungen erfolglos bleiben – es entlastet im Tagesgeschäft und erhöht die Chance, Forderungen schnell und vollständig einzuziehen.
Beauftragen kann grundsätzlich jeder: Privatpersonen, Selbstständige und Unternehmen (B2B wie B2C).
Kosten sind gesetzlich geregelt: Inkassogebühren nach RVG, Auslagenpauschale, ggf. Adressermittlung, Erfolgsprovisionen sowie Gerichtskosten. Im Erfolgsfall trägt sie der Schuldner.
Es gibt keinen Mindestbetrag – auch Kleinbeträge können konsequent eingezogen werden.
Der Inkassoprozess beginnt mit Zahlungsaufforderungen, ggf. Telefon- oder Außendienstinkasso; bei Erfolglosigkeit folgen Mahnbescheid, Vollstreckung oder Titelüberwachung (bis 30 Jahre).
Vorsorge ist möglich durch Bonitäts- und Wirtschaftsauskünfte.
International tätige Inkassodienstleister wie Liquida unterstützen auch beim Auslandsinkasso.
Seriöse Inkassounternehmen sind im Rechtsdienstleistungsregister eingetragen, transparent, gesetzeskonform, respektvoll im Umgang und ggf. Mitglied im BDIU.

Inhaltsverzeichnis

Bleiben Zahlungseingänge aus, gerät nicht nur die eigene Liquidität unter Druck. Auch Zeit, Personal und Nerven werden durch wiederholte Mahnungen stark belastet. Viele Unternehmer fragen sich daher irgendwann: Soll ich ein Inkassounternehmen beauftragen und wenn ja, für welches sollte ich mich entscheiden?

Professionelle Dienstleister übernehmen das Forderungsmanagement, entlasten Sie im Tagesgeschäft und bieten eine hohe Chance, dass Sie Ihr Geld schnell und vollständig zurückerhalten. Dabei profitieren Sie von rechtlicher Expertise, individuellen Lösungsansätzen und einem deutlich geringeren Kostenrisiko als oft angenommen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wann es sinnvoll ist, ein Inkassounternehmen zu beauftragen, welche Kosten damit verbunden sind und worauf Sie bei der Auswahl eines seriösen Inkassodienstleisters achten sollten.

Wann sollte man ein Inkassounternehmen beauftragen?

Die meisten Unternehmen warten zu lange, bevor sie ein Inkassounternehmen einschalten. Dabei ist es oft sinnvoll, früher aktiv zu werden.

Berechtigung der Forderung

Grundvoraussetzung ist, dass Ihre Forderung berechtigt ist. Das bedeutet: Sie haben Ihre Leistung wie vereinbart erbracht, das Fälligkeitsdatum ist erreicht und der Schuldner hat der Forderung nicht widersprochen.

Mahnung und Zahlungsverzug

Sie können mahnen, sobald sich Ihr Kunde im Zahlungsverzug befindet. Dies ist in der Regel nach 30 Tagen der Fall. Rein rechtlich genügt bereits eine einzige Mahnung, mehrere Mahnungen sind nicht vorgeschrieben. Bleiben Ihre schriftlichen Aufforderungen ohne Wirkung, ist es an der Zeit, ein Inkassounternehmen einzuschalten.

Wer darf ein Inkassounternehmen beauftragen?

Grundsätzlich gilt: Jeder, der offene Forderungen hat und Unterstützung beim Einzug dieser Forderungen benötigt, kann ein Inkassounternehmen beauftragen – unabhängig davon, ob es sich um eine Privatperson, einen Selbstständigen oder ein Unternehmen handelt.

Für Privatpersonen ist die Beauftragung möglich, sofern ein offizielles Dokument wie eine Rechnung oder eine unterschriebene Vereinbarung vorliegt. Ob dieser Schritt sinnvoll ist, sollte jedoch im Einzelfall geprüft werden.

Für Unternehmer und Selbstständige gilt: Es spielt keine Rolle, ob die offenen Forderungen gegenüber Verbrauchern (B2C) oder gegenüber Geschäftskunden (B2B) bestehen. Inkassodienstleister wie Liquida Inkasso können in beiden Bereichen tätig werden.

Rechtsanwalt oder Inkassounternehmen beauftragen?

Inkassounternehmen setzen vorrangig auf schnelle und kosteneffiziente außergerichtliche Lösungen. Da sie oft auf Erfolgsbasis arbeiten, tragen Gläubiger kaum Risiko. Gleichzeitig ist die Erfolgsquote hoch und viele Fälle lassen sich bereits außergerichtlich erledigen. Rechtsanwälte wählen hingegen häufiger den gerichtlichen Weg, wobei nach dem RVG bereits für ein Schreiben Kosten entstehen – unabhängig vom Erfolg. Notwendig wird anwaltliche Unterstützung, wenn außergerichtliche Maßnahmen scheitern oder der Schuldner Widerspruch einlegt. Optimal ist oft eine Kombination: Erst Inkasso nutzen, dann ggf. anwaltliche Schritte einleiten – so bleiben Kosten kontrollierbar und die Erfolgschancen hoch. Mehr Informationen zu diesem Thema mit allen Vor- und Nachteilen finden Sie in unserem Ratgeber: Inkasso oder Anwalt? Welche Wahl die richtige ist.

Ab welcher Forderungshöhe lohnt sich ein Inkassounternehmen?

Es gibt keinen Mindestbetrag, ab dem Forderungen geltend gemacht werden können. Zwar empfehlen manche Inkassodienstleister bestimmte Mindestbeiträge, grundsätzlich können jedoch auch kleinere Beträge eingezogen werden. Wer unsicher ist, sollte bedenken: Sie haben eine Leistung erbracht, für die die Gegenleistung ausgeblieben ist. Selbst kleine Rechnungen summieren sich und kosten Ihr Unternehmen unnötig Geld.

Gerade Betriebe, die niedrigpreisige Produkte oder Dienstleistungen anbieten, spüren die Auswirkungen unbezahlter Kleinbeträge besonders stark. Viele offene Rechnungen können sich schnell zu einer erheblichen Summe entwickeln und zu Liquiditätsproblemen führen. Hier lohnt sich der Einsatz eines Inkassounternehmens in besonderem Maße. Ein professioneller Dienstleister sorgt dafür, dass auch kleinere Forderungen konsequent bearbeitet werden und mögliche Dominoeffekte vermieden werden.

Viele Gläubiger glauben, dass sich die Verfolgung kleiner Beträge nicht lohnt und schreiben diese als Verlust ab. Ein gutes Inkassobüro kann solche Forderungen jedoch oft besonders schnell realisieren. Zögern Sie daher nicht, auch bei Kleinbeträgen Unterstützung in Anspruch zu nehmen.

Was kostet es, ein Inkassounternehmen zu beauftragen?

Inkassokosten sind gesetzlich geregelt und richten sich nach der Höhe der Forderung, dem Aufwand sowie der Art der Leistungen. Grundsätzlich gilt: Im Erfolgsfall trägt der Schuldner die Kosten, da sie als Verzugsschaden gelten. Für Gläubiger entsteht dadurch meist nur ein geringes Risiko.

Typische Kostenarten sind:

Inkassogebühren nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG)
eine Auslagenpauschale (maximal 20 €)
Kosten für Adressermittlungen (zwischen 3 und 15 €)
gegebenenfalls Erfolgsprovisionen
Gerichtskosten im Mahnverfahren und bei Vollstreckung

Grundlage ist die gesetzliche Gebührentabelle. Je nach Fallkonstellation liegen die Gebührensätze zwischen 0,5 und 2,5. Zusätzlich kann Umsatzsteuer anfallen.

Mehr Details zu Inkassokosten sowie Beispielrechnungen finden Sie in unserem Ratgeber: Inkasso beauftragen – welche Kosten entstehen wirklich?

Wie läuft ein Inkassoprozess ab?

Unmittelbar nach der Beauftragung beginnt das Inkassoverfahren mit dem Versand einer ersten Zahlungsaufforderung per Post oder E-Mail. Der Schuldner wird dabei über die aktuelle Forderungssumme informiert und erhält bei Liquida Inkasso außerdem Zugang zum Onlineportal, über das er die Forderung sofort begleichen oder Kontakt aufnehmen kann.

Kann das Anschreiben nicht zugestellt werden, wird zunächst eine Adressermittlung durchgeführt. Zusätzlich setzen wir auf Telefoninkasso, um Missverständnisse auszuräumen und individuelle Zahlungsvereinbarungen zu treffen. Bleibt die Zahlung dennoch aus, folgt eine zweite Mahnung. In bestimmten Fällen kommt auch ein Außendienstmitarbeiter persönlich zum Schuldner, um die Einkommens- und Vermögenssituation zu klären.

Zahlt der Schuldner nach den außergerichtlichen Schritten weiterhin nicht, wird in Absprache mit dem Gläubiger das gerichtliche Inkasso eingeleitet. Dazu gehört die Beantragung eines Mahnbescheids beim zuständigen Gericht. Erfolgt keine Zahlung, kann ein Vollstreckungsbescheid erwirkt werden, der zur Zwangsvollstreckung führt. Bei strittigen Forderungen kommt ein Klageverfahren in Betracht.

Stellt sich im Verfahren heraus, dass der Schuldner insolvent ist oder die Forderung aktuell nicht realisiert werden kann, endet das Verfahren nicht zwingend. Inkassounternehmen bieten in solchen Fällen eine langfristige Überwachung an: Mit einer sogenannten Titelüberwachung kann der Schuldner bis zu 30 Jahre beobachtet werden. Sobald er wieder zahlungsfähig ist, können die offenen Beträge eingefordert werden.

Offene Forderungen vermeiden

Das wirksamste Mittel gegen Zahlungsausfälle ist Vorsorge. Bonitäts- und Wirtschaftsauskünfte liefern Ihnen bereits vor Auftragsannahme oder Warenlieferung ein klares Bild über die Zahlungsfähigkeit und Zuverlässigkeit Ihrer Kunden. Sie basieren auf aktuellen Daten aus öffentlichen Quellen, Zahlungserfahrungen und Inkassoinformationen und ermöglichen schnelle, verlässliche Entscheidungen. Ob im B2B- oder B2C-Bereich – so erkennen Sie Risiken frühzeitig, vermeiden offene Forderungen und sichern die finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens. Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie hier: Bonitäts- und Wirtschaftsauskünfte

Inkasso international beauftragen

Ihr Unternehmen ist international tätig oder Ihr Schuldner sitzt im Ausland? Dann sollten Sie ein Inkassounternehmen wählen, das sich mit Auslandsinkasso bestens auskennt. Nur Dienstleister, die weltweite Rechtsvorschriften und Geschäftskulturen kennen, mit landesansässigen Experten zusammenarbeiten und die jeweilige Landessprache beherrschen, können Forderungen auch jenseits der deutschen Grenzen erfolgreich durchsetzen.

Ein entscheidender Vorteil: Alle Maßnahmen erfolgen aus einer Hand und Sie haben einen persönlichen, zentralen Ansprechpartner. So behalten Sie jederzeit den Überblick – auch wenn mehrere Länder betroffen sind.

Achten Sie daher bei der Auswahl Ihres Dienstleisters darauf, dass Auslandsinkasso Teil des Leistungsspektrums ist und Kooperationen im Ausland bestehen. Liquida Inkasso bietet Ihnen weltweite Inkassoleistungen an und unterstützt Sie bei allen Fragen zu Ablauf und Kosten gerne persönlich.

Woran erkennt man ein seriöses Inkassounternehmen?

Inkassodienstleistungen sind keine einfachen kaufmännischen Tätigkeiten, sondern rechtliche Dienstleistungen. Jeder Anbieter, der Inkasso gegen Entgelt anbietet, muss im Rechtsdienstleistungsregister eingetragen sein und die erforderliche Sachkunde nachweisen. Bei groben oder wiederholten Pflichtverletzungen kann die Aufsichtsbehörde einem Unternehmen sogar den Betrieb untersagen.

In der Praxis sind schwarze Schafe dennoch immer wieder aktiv. Deshalb ist es wichtig, genau hinzusehen. Folgende Punkte helfen Ihnen, ein seriöses Inkassounternehmen zu erkennen:

Registrierung: Das Unternehmen ist im Rechtsdienstleistungsregister eingetragen und erfüllt die Vorgaben des Rechtsdienstleistungsgesetzes (RDG).
Mitgliedschaft: Eine Mitgliedschaft im Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e. V. (BDIU) ist ein zusätzliches Qualitätssiegel.
Transparenz: Durch volle Transparenz und vollständige Akteneinsicht sind Sie jederzeit über den aktuellen Status Ihrer Fälle informiert.
Seriöse Kostenstruktur: Die Gebühren orientieren sich an gesetzlichen Vorgaben und sind weder frei verhandelbar noch überhöht.
Umgang mit Schuldnern: Der Ton bleibt sachlich und respektvoll – anstelle von Druck oder Drohungen.
Datenschutz: Sensible Daten werden gewissenhaft behandelt.
Referenzen: Referenzen und nachweisbare Erfahrung stärken das Vertrauen.
Leistungskatalog: Neben klassischem Inkasso bietet das Unternehmen auch ergänzende Services an, etwa Bonitäts- und Wirtschaftsauskünfte.

Ein seriöses Inkassounternehmen zeichnet sich somit durch Transparenz, Rechtskonformität und einen professionellen Umgang mit allen Beteiligten aus. Liquida Inkasso erfüllt all diese Kriterien und unterstützt Sie gerne dabei, Ihre offenen Forderungen professionell, transparent und erfolgreich durchzusetzen.

Wie Liquida Inkasso helfen kann

Liquida Inkasso bietet Ihnen eine kompetente Beratung durch hochqualifizierte Inkasso-Spezialisten mit fundiertem Branchen-Know-how. Mit einem mehrstufigen, vorgerichtlichen Verfahren bis hin zur Einleitung gerichtlicher Schritte sorgt das Unternehmen für einen effektiven Forderungseinzug – und das weltweit.

Dank individuell abgestimmter Workflows werden Ihre Akten effizient und schnell bearbeitet. So reduzieren Sie Ihre Außenstandstage und verbessern nachhaltig Ihre Liquidität.

Darüber hinaus unterstützt Liquida Sie dabei, Forderungsausfälle frühzeitig zu vermeiden. Durch präzise Wirtschafts- und Bonitätsauskünfte unseres Partners erhalten Sie schon vor Vertragsabschluss die notwendige Sicherheit. Über das Kundenportal haben Sie jederzeit Einblick in den aktuellen Status Ihrer Akten. Volle Transparenz und vollständige Einsicht gewährleisten, dass Sie stets bestens informiert sind.

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