Wie viele Mahnungen bis Inkasso: Das sollten Sie wissen

Das Wichtigste in Kürze

• Gesetzlich ist keine bestimmte Anzahl an Mahnungen vorgeschrieben. Eine Mahnung genügt, um den Schuldner in Verzug zu setzen.
• Bei Geschäftskunden tritt der Verzug automatisch nach Ablauf des Zahlungsziels oder spätestens nach 30 Tagen ein. Bei Privatkunden gilt die 30-Tage-Regel nur, wenn sie in der Rechnung erwähnt wurde.
• Eine Mahnung ist nur erforderlich, wenn kein Zahlungsziel vereinbart wurde oder kein Hinweis auf die gesetzliche Frist enthalten ist.
• In der Praxis haben sich diese drei Schritte bewährt: eine freundliche Zahlungserinnerung, eine zweite Mahnung mit Fristsetzung und anschließend die Übergabe an ein Inkassounternehmen.
• Zu viele Mahnungen verzögern den Zahlungseingang und schwächen die eigene Position. Schnelles, konsequentes Handeln erhöht die Erfolgsquote.
• Bestreitet der Schuldner die Forderung, erfolgt eine rechtliche Prüfung und gegebenenfalls die Einleitung gerichtlicher Schritte.
• Die meisten Forderungen lassen sich durch Inkasso innerhalb weniger Wochen realisieren.

Bleibt eine Rechnung unbezahlt, stehen viele Unternehmer und Selbstständige vor derselben Frage: Wie viele Mahnungen sollte ich verschicken, bevor ich ein Inkassounternehmen einschalte? In diesem Beitrag erfahren Sie, wie viele Mahnungen tatsächlich erforderlich sind, welche gesetzlichen Regelungen gelten und wann der richtige Zeitpunkt gekommen ist, ein Inkassounternehmen zu beauftragen. Außerdem zeigen wir, wie Sie klar und konsequent vorgehen, damit offene Rechnungen nicht zur Belastung werden.

Wie viele Mahnungen sind gesetzlich vorgeschrieben?

Viele Gläubiger gehen davon aus, dass mehrere Mahnungen notwendig sind, bevor weitere Schritte eingeleitet werden dürfen. Tatsächlich schreibt das Gesetz keine bestimmte Anzahl vor. Eine einzige Mahnung genügt, um den Schuldner in Verzug zu setzen, und selbst diese ist nicht in jedem Fall erforderlich.

Nach § 286 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) richtet sich der Zahlungsverzug nach dem vereinbarten Zahlungsziel. Wird in der Rechnung ein konkretes Datum genannt, beginnt der Verzug automatisch, sobald dieses Datum überschritten ist. Bei Unternehmern tritt der Verzug spätestens nach 30 Tagen ein, unabhängig von einem Hinweis auf der Rechnung. Bei Privatkunden gilt diese 30-Tage-Regel nur, wenn sie in der Rechnung ausdrücklich erwähnt wurde.

Wurde kein Zahlungsziel festgelegt, ist zunächst eine Mahnung nötig, um den Verzug auszulösen. Diese erste Aufforderung, häufig als Zahlungserinnerung bezeichnet, bietet dem Schuldner eine letzte Gelegenheit zur Begleichung der Forderung, bevor weitere Maßnahmen folgen.

Viele Betriebe verschicken aus Kulanz trotzdem mehrere Mahnungen, bevor sie Inkasso oder rechtliche Schritte einleiten. Verpflichtend ist das jedoch nicht. Sobald sich der Schuldner im Verzug befindet, darf das Forderungsmanagement an ein Inkassounternehmen übergeben werden, auch wenn bisher nur eine Mahnung oder gar keine verschickt wurde.

Kurz gesagt: Das Gesetz verlangt keine mehrfachen Mahnungen. Entscheidend ist allein, ob sich der Schuldner im Zahlungsverzug befindet.

Mahnungen bei Privatkunden: Was ist zu beachten?

Ob ein privater Kunde bereits in Verzug ist, hängt vor allem von der Formulierung der Rechnung ab. Wurde dort eine Zahlungsfrist oder ein eindeutiges Fälligkeitsdatum genannt, gilt die Forderung nach Ablauf dieser Frist automatisch als überfällig. Der Kunde befindet sich dann im Verzug und der Gläubiger kann Verzugszinsen verlangen.

Fehlt auf der Rechnung dagegen eine Frist oder ein Hinweis auf die gesetzliche Zahlungsfrist, muss der Gläubiger den Schuldner zunächst an die Zahlung erinnern. Erst mit dem Zugang dieser Mahnung tritt der Verzug ein.

Mahnungen bei Geschäftskunden: Schnellere Schritte erlaubt

Im Geschäftsverkehr gelten klare Regeln. Sobald das vereinbarte Zahlungsziel abläuft, befindet sich der Kunde automatisch im Verzug. Ist keine Frist angegeben, tritt der Verzug nach 30 Tagen ein, auch ohne zusätzlichen Hinweis oder Mahnung.

Trotzdem hat es sich in der Praxis bewährt, zunächst eine freundliche Erinnerung oder eine formelle Mahnung zu senden. Das trägt zu einer guten Geschäftsbeziehung bei und kann Missverständnisse vermeiden. Verzugszinsen dürfen bereits ab Eintritt des Verzugs berechnet werden.

Wie viele Mahnungen sind sinnvoll, auch wenn sie nicht vorgeschrieben sind?

Wie bereits erwähnt, reicht rein rechtlich eine Mahnung aus. In der Praxis haben sich jedoch mehrstufige Mahnverfahren etabliert. Viele Unternehmen versenden bis zu drei Mahnungen, bevor sie den Fall an ein Inkassounternehmen übergeben. Das kann sinnvoll sein, solange der Prozess klar strukturiert ist und die Kommunikation nicht zu lange hinausgezögert wird.

Wichtig ist, dass Mahnungen zeitnah erfolgen. Wer immer wieder neue Fristen setzt und über Wochen erinnert, signalisiert Nachgiebigkeit. Das schwächt die eigene Position und senkt die Zahlungsbereitschaft des Kunden.

Erfahrungen zeigen, dass die Bereitschaft zur Zahlung in den ersten Tagen nach Rechnungsstellung am höchsten ist. Nach einigen Wochen sinkt sie deutlich, nach mehreren Monaten ist sie meist gering. Ein zu langes Mahnwesen kostet Zeit, bindet Ressourcen und reduziert die Erfolgschancen.

Ein klarer Ablauf mit drei Schritten hat sich bewährt:

1. Erste Zahlungserinnerung, freundlich und kurz nach Fristablauf.

2. Zweite Mahnung mit Fristsetzung, deutlich aber sachlich.

3. Übergabe an Inkasso, wenn keine Reaktion erfolgt.

So bleiben Sie konsequent, professionell und sparen wertvolle Zeit.

Was passiert nach der letzten Mahnung?

Wenn auch auf die letzte Mahnung keine Reaktion erfolgt, ist der richtige Zeitpunkt gekommen, den Fall abzugeben. Ein Inkassounternehmen übernimmt nun die Forderung und verfolgt diese weiter. Ab diesem Moment führt es die Kommunikation mit dem Schuldner und versucht zunächst, eine außergerichtliche Lösung zu erzielen.

In den meisten Fällen lässt sich so noch eine Einigung erreichen. Zeigt der Schuldner jedoch keinerlei Zahlungsbereitschaft, kann das Unternehmen das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Ziel ist dabei, einen vollstreckbaren Titel zu erwirken, mit dem die Forderung notfalls zwangsweise durchgesetzt werden kann.

Wenn der Kunde die Forderung bestreitet

Bestreitet ein Schuldner die offene Rechnung, unterscheidet sich das Vorgehen deutlich. In diesem Fall wird geprüft, ob die Forderung rechtlich durchsetzbar ist und ob sich ein gerichtliches Vorgehen lohnt.

Bei Liquida Inkasso erfolgt die rechtliche Bewertung in Zusammenarbeit mit einer spezialisierten Partnerkanzlei. Diese prüft die Erfolgsaussichten einer Klage und berät über die nächsten Schritte. Erweist sich eine gerichtliche Geltendmachung als sinnvoll, kann ein Mahnbescheid beantragt oder direkt Klage erhoben werden. Bleibt der Schuldner bei seinem Widerspruch, wird das Verfahren vor Gericht fortgesetzt, bis ein Urteil erzielt ist.

Wie lange dauert es, bis ich durch das Inkasso mein Geld erhalte?

Die Dauer eines Inkassoverfahrens hängt von vielen Faktoren ab, zum Beispiel von der Art des Schuldners, dessen Herkunft oder der Höhe der Forderung. Wir bearbeiten jährlich mehrere Millionen Fälle und erfahrungsgemäß können viele davon bereits in den ersten Wochen erfolgreich abgeschlossen werden. Viele Schuldner reagieren schon auf die erste Inkassoaufforderung und begleichen den Betrag zügig.

Liquida realisiert im Durchschnitt 65 % der Forderungen innerhalb von 40 Tagen und 86 % innerhalb von 120 Tagen. Im Rahmen einer kostenlosen Beratung können Sie sich eine realistische, auf branchenspezifischen Erfahrungen basierende Einschätzung geben lassen.

Fazit: So viele Mahnungen sind vor dem Inkasso wirklich nötig

Gesetzlich ist nur eine Mahnung erforderlich, mehr sind reine Kulanz. Wichtig ist, konsequent zu handeln, klare Fristen zu setzen und bei ausbleibender Reaktion zügig das Inkasso einzuschalten. So behalten Sie die Kontrolle über Ihre Liquidität und sichern Ihre Forderungen professionell ab.

Wie Liquida Inkasso Sie unterstützt

Liquida bietet umfassende Unterstützung durch erfahrene Spezialisten mit fundierter Branchenerfahrung. Mit einem mehrstufigen, vorgerichtlichen Verfahren und bei Bedarf auch gerichtlichen Schritten sorgt Liquida für einen effizienten und professionellen Forderungseinzug.

Auf Wunsch übernehmen wir auch den gesamten Mahnprozess für Sie. So müssen Sie sich nicht mehr um Fristen, Formulierungen oder Abläufe kümmern. Alle Schreiben können individuell gestaltet und auf Ihrem eigenen Briefpapier versendet werden. So bleibt Ihr Unternehmensauftritt gewahrt und Sie können sich ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Über unser Kundenportal behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre laufenden Vorgänge. Volle Transparenz und vollständige Akteneinsicht sorgen dafür, dass Sie stets bestens informiert sind.